BLOG FYVE 📰🦸‍♂️

Notre regard sur l'évènementiel sportif 

L'ÉVOLUTION DANS LA GESTION DES PROGRAMMES VOLONTAIRES


Ces 5 dernières années ont vu apparaître une évolution flagrante dans la manière dont les organisateurs d’événements sportifs (mais pas que) gèrent leurs Programme Volontaires.



Mais alors Jamy, pourquoi cette évolution 🤔 ?

Pour deux aspects : OPTIMISATION DE LA GESTION & VALORISATION DU VOLONTAIRE


❚ OPTIMISATION DE LA GESTION


Pendant longtemps, et quelle que soit la taille de la structure (fédération internationale, fédération nationale, comité d’organisation, club, association…), la gestion des volontaires n’était pas toujours la priorité (attention, ce n’était pas le cas de tout le monde, certains ont attaqué le sujet plus tôt que d’autres).


Vous avez sûrement déjà vu un stagiaire se voir confier la gestion des volontaires avec des consignes du type : « Utilisons le fichier Excel daté de 2004 », « envoyons un email à toute la liste et voyons ce qui retombe », « prévoyons-en le double de ce qu’il faut comme ça on n’aura pas de surprise »…


« gérer un Programme Volontaire ça prend du temps et de l’énergie… avec peu de choses on peut facilement économiser de ces 2 précieuses ressources ! »

Aujourd’hui toutes ces structures se posent plus de questions sur la manière dont elles pourraient s’organiser. Pourquoi ? Parce que gérer un Programme Volontaire dans le cadre d’un événement ça prend du temps et de l’énergie… et on commence à se rendre compte qu’avec peu de choses on peut facilement économiser de ces 2 précieuses ressources !


Qu’est-ce qu’on peut optimiser au final ?

On peut optimiser chaque étape de l’organisation. Que vous soyez organisateur d’une coupe du monde ou d’une course à pied locale, vous passez généralement par les mêmes phases :


Avant, les organisateurs passaient ces étapes sans s’en rendre compte, sans les formaliser, maintenant ils en sont davantage conscients et c’est là que, en se posant les bonnes questions sur chacune d’entre elles, il y a beaucoup de temps, d’énergie et d’argent qui peuvent être optimisés.


❚ VALORISATION DU VOLONTAIRE


Les organisateurs se sont rendu compte que l’idée selon laquelle les volontaires répondent à l’appel de manière systématique, disciplinée et avec un niveau de motivation à bloc est fausse et qu’il y a un équilibre plus complexe derrière.


Quand avant on pensait que seuls un bon repas, une casquette et la présence sur l’événement suffisaient à motiver tout le monde, on sait maintenant qu’il y autant de motivations que de volontaires (une ligne sur le CV, représenter sa ville, monter en compétence, faire des rencontres, vivre une belle aventure, occuper son temps…) et d’exigences qui vont avec.


On se pose donc plus de questions sur comment valoriser le volontaire (ça fait 9 fois que vous lisez le mot « volontaire » dans cet article, autant de fois où vous vous êtes demandés « Est-ce qu’on devrait dire bénévole ou volontaire au final ? »… vaste débat 😅), c’est-à-dire comment lui faire sentir qu’il obtient ce qu’il est venu chercher ?


Cette réflexion et ces actions autour de la valorisation des volontaires va permettre à l’organisateur de mieux recruter, fidéliser, animer, communiquer (pas seulement envers les volontaires mais de travailler l’image globale de son événement) et ainsi d’avoir des volontaires sur le terrain qui sont davantage motivés et impliqués dans la réussite de l’événement.



EN CONCLUSION,

Nous ne sommes pas passés d’une situation où tout était plus simple, réglé avec un bon Excel des familles, à une gestion complexe et lourde, nous nous rendons juste compte que le comportement et les exigences évoluent, aussi bien côté organisateur que côté volontaire. La tendance actuelle permettra d’avoir d’un côté des organisations mieux gérées, mieux optimisées, et de l’autre des volontaires mieux valorisés !


Si vous êtes organisateur d’un événement ponctuel ou récurrent qui fait appel à des volontaires, il est intéressant de :

- Se poser dès le départ les bonnes questions sur les étapes clés

- Intégrer dans les critères de réussite de son événement des indicateurs liés aux volontaires

- Garder en tête l’importance de la valorisation des volontaires et l’appliquer à chaque étape


Bonne journée tout le monde 👋 !

En espérant que cet article vous ait été utile.