FAIRE PLUS MAIS AVEC MOINS DE TEMPS. OUI, C'EST POSSIBLE !

On cherche tous à gagner du temps dans notre travail quotidien. Mais on subit parfois l’organisation douteuse de nos interlocuteurs : réunions inutiles, calls trop longs, mails à rallonge pour ne rien dire…

Si on ne peut pas changer les personnes avec qui on bosse, il y a probablement moyen de gagner du temps sur sa propre organisation.

Voici une liste de 5 outils qui permettent de simplifier votre rapport au travail, voire d’améliorer votre productivité au quotidien. On s’est permis de vous donner un exemple d’utilisation au sein de Fyve pour chacun des outils.

Deux précisions avant de vous lancer dans la lecture de l’article :

1. Comme toute activité commerciale, ils doivent vendre (j’ai osé utiliser ce mot). Donc certaines fonctionnalités sont payantes !

2. Ces outils sont utilisables sur Mac & PC 😊

MONDAY ✅

Outil complet pour gérer des projets variés (suivi facturation, planning de communication, gestion RH…) et parfois complexes. Monday permet en effet d’aller loin dans la gestion de projets grâce aux fonctionnalités qui sont proposées.

Il a également l’avantage de se connecter avec la plupart des applications existantes (Office, Mailchimp, Linkedin…) permettant ainsi d’automatiser une grande partie de son travail.

Au-delà de l’apport sur la gestion des projets, son architecture en fait un outil de communication entre plusieurs acteurs (possibilité d’inviter des personnes extérieures à votre organisation).

Le seul bémol : il faut que l’outil soit central dans votre organisation. S’il vient en plus d’outils existants (trello, tableaux excel…), vous perdrez une partie de son utilité.

Exemple d’utilisation Fyve : Dès qu’une mission est terminée, Monday envoie automatiquement un mail SUR-MESURE via ma boite Outlook au client pour remplir un questionnaire de satisfaction … sur Monday 😊

DOCUSIGN 📝

Coup de cœur de la rédac’, incontestablement ! Ils ont réussi à rendre simple et sécurisé un acte ultra formel. Une bombe.

Il est démocratisé donc vous le connaissez sûrement mais on ne pouvait pas ne pas le citer.

Pour ceux qui ne connaissent pas, Docusign permet de signer documents de manière simple, rapide, sécurisée et écologique !

Les fonctionnalités proposées sont ultra utiles pour les documents à plusieurs signataires et l’API se connecte facilement avec d’autres outils que vous utilisez sûrement.

Exemple d’utilisation Fyve : A la fin du process de qualification pour intégrer le Fyve Klub, nous envoyons automatiquement « une enveloppe » Docusign pour une signature par l’expert et nous.

ZAPIER 🔛

Zapier répond à un problème partagé par tous : automatiser les taches répétitives et peu créatrices de valeur.

Ehhh oui il y a désormais une solution : Zapier. Il s’agit d’un outil d’automatisation des tâches entre différentes applications.

Concrètement, c’est le liant entre tout ce que vous utilisez au quotidien. Vous lui dites quoi faire en paramétrant l’outil et il le fait pendant que vous vous concentrez sur un dossier plus important.

Exemple d’utilisation Fyve : Rien de mieux que Zapier pour gérer l’administratif et les tâches à réaliser tous les mois. Factures, compta, déclarations… Pratique mais pensez bien à vérifier que tout est ok avant d’utiliser les docs. L’automatisation c’est bien mais ça peut jouer des tours

ONEPASSWORD 🔑

Je n’ai pas la stat mais j’aimerais l’avoir : combien de temps passons-nous par an à chercher et à remplir nos identifiants pour nous connecter aux différentes plateformes web (emails, administratif, ecommerce…) ?

Beaucoup !

One password vous permet d’économiser une grande partie de ce temps via la création d’un coffre-fort centralisant tous vos mots de passe. Une fois que vous arrivez sur une plateforme, il vous propose automatiquement de vous connecter en entrant vos identifiants.

Vous l’avez compris c’est pratique. Mais achtung ! Il y a deux conditions pour que ce soit efficace :

1. Il faut prendre le temps au début d’entrer tous ses identifiants

2. Il faut se souvenir d’un « Master Password » qui est requis pour « ouvrir » le coffre-fort et autoriser One Password à remplir les identifiants à votre place

Exemple d’utilisation Fyve : Honnêtement, ca m’embêterait de vivre sans désormais. Et j’ai pu supprimer cet email datant de 2011 avec toute la liste de mes mots de passe 😉

CALENDLY 📅

Un petit bijou ! Comme Docusign, il s’agit d’une solution extrêmement simple qui permet de réaliser une tâche a priori compliquée : planifier des calls sans passer par 12 échanges de mails pour trouver le bon créneau.

Comment ca marche ? Vous connectez Calendly à votre agenda et vous définissez quelques paramètres. Une fois que c’est fait, un lien permet à vos contacts de choisir le créneau qui les arrange pour un call. Et ensuite tout se fait automatiquement (connexion avec votre agenda automatique). Fou !

Exemple d’utilisation Fyve : Le process de qualification est assez long mais c’est la garantie de la qualité. Pour planifier les calls, on propose aux experts de choisir les créneaux eux-mêmes via calendly.

sources : www.monday.com

www.docusign.fr

www.zapier.com

www.1password.com

www.calendly.com